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Commandes fournisseurs : De la création à l'envoi

Hind Andaloussi17/03/2020

Différentes méthodes de commandes vous sont proposées par l'outil. Une des plus classiques : commander une liste d'articles avec des quantités définies auprès de l'un de vos fournisseurs.

Les commandes fournisseurs

Dans l'onglet du menu latéral gauche "Commandes fournisseurs", vous retrouverez l'ensemble des commandes créées. Elles sont répertoriées sous trois statuts : les "En préparation", "Envoyées" et "Reçues". C'est dans les commandes en préparation que vous pourrez retrouver les commandes fournisseur juste créées. Elles sont classées par nom de fournisseur, numéro de la commande et date de création notamment. Vous trouverez également les informations concernant le nombre de produits concernés et le montant total de la commande.

Créer une commande

Pour créer une nouvelle commande :

  • Cliquer sur le bouton flottant "Créer" en bas à gauche
  • Sélectionner un fournisseur
  • Cliquer sur le bouton "Ajouter des articles" pour accéder à la liste des articles de ce fournisseur
  • Sélectionner les articles à commander

Vous pouvez également créer une commande à partir d'une sélection de recettes

Editer une commande

La commande fournisseur présente la liste des articles associés au fournisseur concerné et exprimés en quantité d'unité d'approvisionnement (nombre de conditionnements d'achat).

Si vous avez créé une commande pour un fournisseur donné, éditez les quantités qui sont initialement automatiquement calibrées sur une seule unité de conditionnement.

Si vous l'avez créé via une sélection de recettes, celle-ci est toujours calibrée en fonction du besoin initial de la recette (elle peut donc comprendre des fractions d'unités d'achat). Pour émettre un bon de commande final, il faut donc arrondir les quantités d'unités d'approvisionnement personnalisés à la valeur supérieure. (exemple : on va arrondir les 0.78 cageot de carottes en 1 cageot de carottes car le fournisseur ne fractionne pas les conditionnements d'achat).

N'hésitez pas à faire la revue de vos lignes d'articles pour vérifier que les arrondis sont bien pertinents pour votre activité :

  • faire la réconciliation de la commande avec l'état de vos stocks pour ne commander que ce dont vous avez besoin et éviter les dépenses inutiles
  • faire des arbitrages sur certains articles : si pour produire 12 fraisiers, il me faut l'équivalent de 4.1 cageots de fraises, peut-être est-il préférable de ne produire que 11 fraisiers et de commander uniquement 4  cageots de fraises (moins de stock, pas d'achat de marchandises inutile... optimisation des achats spécifiquement quand on parle de produits à courte DLC)

Emettre une commande

Une fois votre commande vérifiée et validée, vous pouvez au choix : 

  • Télécharger le bon de commande au format Excel
  • L'imprimer pour en faire une liste de courses
  • Envoyer directement la commande à votre fournisseur

Une fois la commande passée, retrouvez-la parmi les "commandes envoyées".

Réceptionner une commande

Une fois vos commandes fournisseurs physiquement livrées, retrouvez-les dans les "commandes envoyées"  de l'application afin de les réceptionner.

Vour pourrez ainsi voir vos stocks augmentés des quantités correspondantes. Et voir vos commandes automatiquement classées dans la dernière colonne "commandes reçues".

Si toutefois les quantités réceptionnées ne sont pas conformes à celles commandées : avant de réceptionner, cliquez simplement sur la ligne de l'article puis éditer au besoin les quantités réellement reçues.

De même, si le coût unitaire des articles de votre fournisseur à changé, il vous est possible de l'ajuster avant réception. Il sera automatiquement mis à jour dans les informations de l'article et pris en compte dans le calcul du coût des recettes.

Confirmez la réception des commandes en cliquant sur le bouton bleu "Réceptionner"

Pour résumer : 

  • Créer une commande en choisissant un fournisseur
  • Ajouter les articles à commander
  • Editez et arrondissez les quantités d'achat
  • Envoyer les bons de commande aux fournisseurs
  • Réceptionner les commandes